OmniFocus 2 for Mac 的使用指南

《Mac-的软件面面观(四)》里早已谈过使用Mac内置软件推行时间管理的局地经验,推荐在时间管理的初期利用这么些基础运用来作育自己处理事务的习惯,通过实际的事情来打磨和上学,学会把握节点、控制节奏和展开归咎。

作者: 苏剑林

管制种种「事务」的前提首先是内需意识到这是个「事」,然后才能集团语言将它们记录下来,至于是使用传统的笔和本,仍然用手机、电脑来记录,最后能落得的效用是如出一辙的。通过软件来成功那种工作,只是在岁月维度上被放大,在记录量上被加大,而且还可以兼顾检索查询。

一连串博文: 科学空间

急需处理的事务相比少的级差里,区分好「日程」和「提示事项」的歧异就能促成自然的条理化,某个时刻必要特地花时间做的某件事(Sometime
to do something)安顿到日程中,等着祥和去推进的种种事(Need to do
something)记录到升迁事项中。伴随着大家处理的业务的逐级扩张,事务之间的连锁性变的更为复杂的时候,Mac的内置软件的简约维度就很难达标须求了,需求OmniFocus那样的GTD软件来贯彻更高的军事管制目的。

OCR技术浅探:1. 全文简述

OmniFocus
整合了提示事项、日程、备注注释这几个基础的管住效果,而且从事情驱动的层面予以了愈多的挑选,可以根据分类、时间线、达成度、甘休日期、执行对象等等条件推进和管制业务,使得所有管理进度既有团体、条理,也能相互协调。假诺说Mac里的唤醒事项、日历和备忘录是时刻管理的初段,那么OmniFocus
能帮你成功中央的挑衅,至于神话中的「心中有剑,手中无剑」的高段位就不是凭借工具能完成的了。

OCR技术浅探:2. 背景与借使

OmniFocus 2 的工作流和透视视图

OmniFocus 2 for Mac
的布局和界面风格相较前一个本子更理想,而且也暴跌了读书门槛变的更易用。整个界面从左到右清晰的表现了业务由大到小的层级关系。对于重点用来添加事项的「Project
(项目)」和「Contexts
(上下文)」来说,在驾驭上不妨把它们当成文件柜,事务添加的进度很像是由「文件柜→文件夹→文件→标注」的经过。

征集和想到的作业首先是丢到文件柜里,然后按自己的分类标准或日程归集到某一类或某一天,接下去是补偿具体的文本,最终再进一步细化和设置,经过如此一个历程,达成一个工作的记录。

OmniFocus-Workflow

透视列中的Inbox(收件箱)、Projects(项目)、Contexts(上下文)、Forecast(预测)、Flagged(已标明)、Review(检查)对应着分歧的场景需要(双击图标浏览所有品类),而且在职能上是双向的,既方便了记录,也有益内容的显示。所以率先步我们需求区分清楚那么些透视分类的例外。

OCR技术浅探:3. 特征提取(1)

Inbox(收集箱和待办事项列表)

收件箱是平常选用最频仍的一个局地,想起来何等事都得以事先记录在此处,不用关怀如何品种、上下文什么的,记录已毕后有时间再来整理分类,所以Inbox里堆的重大是没要求分类或者暂时记录下来没想好怎么归类的事。

概括职责示例

收件箱的效果类似于 摩托罗拉里的唤醒事项,半数以上临时性、零碎的事项都能够记下在那边。比如,下班去超市买益生菌、干洗的衣着要去拿、欠丁丁午餐10块钱等等。这类临时性的政工的性状就是工作单一,没有其他的手续,完毕后一向在Inbox里勾掉就可以了。

收件箱里另一类为了神速记录而临时没有分类的作业,在随着的整理中来设想选拔具体的花色或上下文(间接输入可以寻找,或者输入后按
⌘⏎
新建一个品类或上下文),时间也得以平昔在「无推迟日期」后直接输入,假若点击圆圈角上的标记,事项还会出现在透视列
Flagged(已标明)的列表中。

Action 的创建

OmniFocus偏好设置「协会(Organization)」中「整理包涵以下内容的收件箱项」默许值是「项目」,所以事项一旦接纳或添加了「项目」后,稍后会自动从「收件箱」中消灭。

OCR技术浅探:3. 特征提取(2)

Projects(陈设或多少个步骤的作业)

「项目(Projects)」精通起来很直观,就是陈设要形成的事。寻常那类事务会必要两个操作步骤(Action)来形成的事,而且周期一般都相比较长。

为了更好的保管七个连串,可以应用文件夹来展开简易的分类,例如:工作、写作、个人、设备爱护等等。原则上「项目」中不容许出现空的花色,不要和文书夹的运用混淆,文件夹只用来分类,项目描述的是要去完毕的政工,评估项目设置的科学性的时候可以根据上述原则判断:你创建的是一个空的项目名称?照旧可推进的求实作业。

项目标分类可以在切切实实项目上右键由「类型(Type)」中选用,分为顺序、平行和单个动作三种类型,项目中的两个操作之间有程序推行关系的选「顺序」,有关联不过没有必然的先后顺序选「平行」,相对独立的选「单个动作」。

Projects界面、项目项目和景况

OCR技术浅探:4. 文字定位

类其他标题最好能直观的体现档次的大约意思,既可以创造一个独门的种类,也可以创造包涵子项的体系。项目中含有的子项(Action)勾选后边的层面来标识已做到,项目则须要通过「检查器」-「项目

情状」来设置项目情形:「活跃」「暂停」「已成功」「已扬弃」。当项目的品类是「顺序」类型时(3个斜着的小圆点连线图标),默许勾选了「落成上一个动作时做到(Complete
when completing last
action)」,项目标气象会趁机项目中最后子项的形成而机关改变成「已到位」。

Projects的View设置

透视(Perspectives)设置和查看(View)中,「顺序」和「平行」类型的项目按「下一个动作」筛选时,「顺序」和「平行」类型的花色只突显子项中的第四个;按「可用」筛选时「顺序」类只展示子项首个,而「平行」类项目都显示。

体系和其含有的事项之间是「父子」关系,纵然子项没有到位,改变项目标情况为「已到位」后子项也会随着关闭。时间点的装置上,早先和终结之间一般在子项上,父项上设置Review(回想)的时间点。子项能转成独立的类型,子项下还足以分包其余子项,这个灵活的层级操作你可以整个透过拖拽完结。

双击「项目」图标可以飞快回到浏览所有品种的列表状态;
当选文件夹「option+return」创设新的文本夹,直接return创设新品类。

OCR技术浅探:5. 文件切割

Contexts(按人口、场地和出口对象来保管事务)

和「项目」以明显描述事务来公司和治本的情势不一样,「上下文」侧重的是终极的对象,由何人来已毕、通过什么手段来成功、在怎样场地里形成。假诺说项目(Project)是以事为主,上下文(Contexts)就是以环境为主,两者结合从而能更周到让我们来搜寻和添加事项。

在Inbox中添加事项时可以保持「无项目」或「无上下文」为空,不安装任何项目或上下文的归类,也足以只接纳其中一项。因而「上下文」的列表里,会有一个从未有过填写上下文的「无上下文」分类。

Contexts界面

如上图所示,「上下文」分类中有对人的、也有对机构的、还有面向解决途径的。项目通过和上下文关联后,可以一览「检查」你有多少个电话索要拨打、落实到自己头上的事有多少个、需求协调财务部的有啥事、有哪几件事要和物业联系等等。

在「项目」中记录和陈列事项的时候,很多时候并不是很领会事项最终对环境和人的依赖和权重有多高,添加「上下文」上下文之后,基于人、地方、对象那种措施的理顺,很清晰就能寓目分担到每个对象上作业的有点,反过来反而可以抵消事务的陈设是不是站得住,并在日程和岁月点上进行和谐和统筹。

上下文同样有景况的设置,通过右边的「检查器 –
上下文」来设置上下文的意况:「活跃」「暂停」「已放弃」。

OCR技术浅探:6. 光学识别

Forecast(突显日历和前程的事体)

Inbox(收件箱)重借使采访事项,Projects(项目)和Contexts(上下文)是遵照工作和条件来增进和管制事项,前七个都足以用来成立事项,Forecast(预测)则是根据时间点来创设和查阅事项,在用法上和日历很像。Forecast(预测)的列表中可以来得系统的日历,由工具栏的「呈现」进入来摘取具体的日历或保持默许的显示所有日历的精选。

Forecast界面

添加事项时,时间(dates)的装置上有多个拔取:一个是Defer
Until(推迟至),一个是Due(到期)。不要被汉语翻译的字面意思误导,Due
表示 Deadline 到期日,Defer Until 代表起首日。

Defer Until
中的时间点意味着你打算何时开头实践动作或项目,时间没到不显得(First
Available、Available视图中不出示),可以将刀口集中到眼前的事项上。Due
中的时间点代表那一天是最后的直到日期,过了那一个时辰,事项会展现为革命。

Action的日子点设置

再次设定里「重复间隔」是周期性的重复已经设定的「推迟至」和「为止」时间点,而「推迟到另一个」和「再次到期」则像是接力棒一样的再一次添加一个事项,然而个别对应的是「推迟至」和「停止」的时间点。

Forecast(预测)的透视视图默许呈现系统日历和Due 到期的事项,如果也想把
Deferred
的项目也显得上来,能够有「突显」的安装中勾选「突显推迟的项(Show
deferred items)」。为了避免形成拖延的习惯,时间点的设置上提议以Defer
Until为主,少用Due,要养成习惯在时刻甘休以前到位工作,而不是将Due变成提示,在Due
截至时间点到了随后才起来。

在运用习惯上,添加事务我同情于以「收件箱」和「项目」为主,日程事务以「预测」为输入,在清扫作业和追忆上更欣赏在「上下文」里浏览,按分配到的人和目的来清理当前事务。

OCR技术浅探:7. 语言模型

Flagged(旗标、优先考虑的政工)

OmniFocus
的透视逻辑中,假若新建的事项动作(Action)不选任何的花色、上下文分类,那么你要求在「收件箱(Inbox)」里才能来看,添加了花色分类的Action和类型本身你会在「项目(Projects)」里看看,「上下文(Contexts)」视图中根本突显的是Action,看不到项目(平行、顺序类型项目的Action为空时才会来得在no
contexts中),通过给品种或事项(Action)添加「旗标」,它们将都得以展现在「已标记(Flagged)」视图中。

旗标和颜色辨别

「已标记(Flagged)」能超过项目和事项将它们归集到一块儿来呈现,别的旗标仍是可以用作工作优先级设定的一种格局。用来标注阶段性的要紧业务,便于直观的查看。点亮和倒闭「旗标」并不影响工作原来的归类,能够很利索的来突出某个项目(Project)或者只非凡某个事项(Action)。

Flagged界面

Forecast(预测)视图中是按时间筛选出来的近日的行路,Flagged(已标记)中是按事先级筛选出来的作业,二者结合能清楚的显得出您的下一步动作是何等。

「已标记」视图的默许筛选标准是Available(可用),所以Defer
Until时间未到的项不会显示在中间。

OCR技术浅探:8. 概括评估

Review(检查)

回首处于整个GTD时间管理模型(收集 – 处理 – 协会 – 执行 –
回想)的末端,也是承先启后,反思创新的关键节点。

「检查(Review)」的时辰点设置是指向项目而不是事项(Action)的,通过回想视图能援救我们定期检查项目标到位情况,可以结合实际意况举行调整或关闭已经没有推动意义的档次。

Review界面和装置职责

「检查(Review)」检查清单会按设置的周期突显在检讨列表中,扶助你浏览确认职分事项的眼前气象,你肯定已经通晓事项后方可点击顶栏的「标记为已检查(马克Reviewed)」从清单中排除检查提醒。

标记为已检查

偏好设置中默许的花色检查周期是七日,添加中短时间的花色时,有必不可少整合项目标始末设置合适的检讨周期,例如,七天、一个月依旧一年。

偏好设置中的默许时间

OCR技术浅探:9. 代码共享(完)

OmniFocus 的一些接纳技术

泰迪杯:依据深度学习和语言模型的印刷文字OCR系统.pdf

须知和类型的急迅操作

  • 迅猛新建事项的神速键是「⌃⌘空格」;
  • ⌘{}可以急速的调整当前项的层级关系
  • 点击事项左下角的附件图标添加Note时,间接拖拽桌面的文件到那里可以创设急速格局,按住option再拖拽会将内容嵌入到事项(平常拖拽个图片什么的做补偿表明不错);
  • 由其它使用(如邮件、Safari)入选文本急忙创制新的事项,可以按火速「⇧⌘O」(OmniFocus偏好设置 –
    Clippings Shortcut)
    或者选用PopClip+OmniFocus插件来完成;

    Clippings Shortcut 设置

  • 入选具体的事项直接return直接开立一条新的事项;

  • 当选项目或事项按Tab键快捷进入编辑状态,继续按Tab键在内容设定其余项上相继跳转,按return确认修改,按esc键退出编辑状态;
  • 「项目(Projects)」透视视图的分类列表中,选中文件夹然后「option+return」创制另一个文件夹,直接return创制项目;
  • 拖拽可以用来调整分类的层级、事项的分类和各类;
  • 点击工具栏的「聚焦(Focus)」图标,可以只映现某个项目。

 

定制自己的透视视图

OmniFocus的利用逻辑上,透视视图的前多少个Inbox(收件箱)、Projects(项目)、Contexts(上下文)侧重记录,后七个Forecast(预测)、Flagged(已标明)、Review(检查)侧重查看。假设在视图内容的过滤上还有一对一定的想法,可以由此菜单项中的「透视(Perspectives)

  • 显示透视(Show Perspectives)」定制自己的透视视图。

本着每个品种(Project)或事项(Action)除了常设的起始时间和了结时间以外,还足以增加估算开销的年华(Estimated
Time),对于长期职务那种设置能越来越量化你的流年安顿。

Perspectives自定义

为了更直观的查看长期内能够形成的义务,图示示例中新建了一个「Added」的透视视图,排序上采用按添加时间来排序,过滤条件上摘取持续时间(Filter
by
duration)低于1时辰的天职。最终选用一个分裂的图标设定就做到了。点亮透视项后边的五角星
★ 新增的透视视图会平素保存在左边的透视列。

右键 Dock 栏中的 OmniFocus
程序图标,可以高速的选用以尤其透视视图的章程打开程序。

Quick open

Quick open有点像 OmniFocus 自己的
Spotlight,通过工具栏或热键「⌘O」打开它,输入关键词可以搜索透视、文件夹、项目和上下文。

Quick open界面

恒定到花色后,直接return就可以很快的增进事项,能增强记录的作用。

文告和唤醒

OmniFocus利用序列的通告栏来弹出和呈现通知列表,具体的通报项目得以在「偏好设置」中勾选。

偏好设置中的公告设定g

一般性提示的计数彰显在 Dock 栏的 OmniFocus 图标上,勾选「在工具条中(In
the Sidebar)」可以让提示出现在列表中,打开软件后能更快的定点。

Dock上的提醒和文告栏

布告中央的打招呼列表里会突显「推迟至」的事项,通告栏前几日小部件中会展现「截止」的事项,点击具体的关照项跳转到事项上并高亮展现。项目或事项按时间点的设置变为「可用」,临近截至日期时都会触公布告提示,也就是说当「推迟至(Defer
Until)」 时间到了或「截至(Due)」时间好像时都能接过布告。

Dock 栏上 OmniFocus
图标显示的提醒数字则是由「偏好设置-公告」中的勾选项决定的,默许是过期(Overdue)和将要停止的事项数量。

发邮件添加 OmniFocus 事项

报到官网的Omni Sync
Server
,开通Mail
Drop to Inbox 成效,得到一个邮件地址。开通后用任何 Email
账户给这么些地方发信,内容都会现出在您的 OmniFocus Inbox 里。

在小团队合作或者家庭用户之间,可以拔取那些邮件地址给对方添加「义务事项」,非凡有利于。

Mail Drop to Inbox

本条邮件地址能够去除不分轩轾复生成新的,所以借使地点败露只需求报到到Omni
Sync Server页面删除即可。

小结

OmniFocus只是一个更周密的小时管理的工具,实践才能促进协调的时间管理,回看自己的时刻管理经验,最初简单头晕的地方重大集中在品种的分类、上下文的撤并上,为此小说截图中总体的显示了这几个部分,可供参考。

通晓一个工具到熟悉领悟它总是有一个历程的,在OmniFocus的采取中中期不用建立太多的档次,理顺它的逻辑关系将来再慢慢增添,面对陌生的运用和流程需要一段蛰伏和潜下心来的时光,网上有关OmniFocus和岁月管理的资源众多,或许只需求或多或少苦口婆心,其余的就都小问题了。

始于用 OmniFocus 记录点什么!

  • 平凡的枝叶、首要的事、可能只暴发一次的事;
  • 亟需您去做的事,你欣赏去做的事;
  • 短时间安顿、短时间陈设、愿景目的以及天天给自己的唤醒。

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